En fin d'année scolaire :
Voici les quelques manipulations à effectuer pour clôturer l'année scolaire avec "GMSWin".
Vous devez :
  • Effectuer une sauvegarde,
  • Vérifier quelle est la version active sur votre système ainsi que celle qui est disponible sur notre site internet.
  • Mettre à jour si nécessaire la version utilisée.
    • Attention à bien appliquer cette mise à jour sur le répertoire "GMSWin" de votre établissement (en local ou sur le serveur).
Pour les manuels
  • Référencer autant que possible, tous les nouveaux titres qui seront utilisés l'année scolaire suivante.
  • Effectuer les affectations de ces titres aux classes utilisatrices grâce à la fonction [Affectation des classes].
  • Passer les commandes des nouveaux titres avec "GMSWin" afin de pouvoir bénéficier de la prestation d'étiquetage des manuels par votre fournisseur (en cas d'accord préalable)
  • Établir également la commande de réassort des manuels manquants avec "GMSWin" auprès de votre fournisseur.
Pour les élèves
  • Il n'y a rien à faire, TOUS les élèves de l'année en cours seront remplacés automatiquement par l'importation du nouveau fichier des élèves de l'année suivante. Ne resteront présents, en complément de la nouvelle année, que les élèves ne s'étant pas acquittés de la restitution des manuels et/ou du règlement d'une facture émise à leur intention.


Dès la rentrée prochaine :

Pour les élèves
Vous devez :
  • Importer le nouveau fichier des élèves (depuis Sconet ou depuis votre base élèves au format Excel). Les nouvelles classes seront ainsi créées dans la même opération.
Pour les manuels
A- Vous avez utilisé la prestation d'étiquetage par votre fournisseur pour les manuels neufs : nouveaux titres et réassort des manuels existants.
Vous devez :
  • Enregistrer la réception des commandes, les exemplaires seront automatiquement intégrés dans votre stock,

B- Vous n'avez pas utilisé la prestation d'étiquetage par votre fournisseur et/ou les titres n'ont pas été entrés en juin.
Vous devez :
  • Saisir ces nouveaux manuels,
  • Effectuer leurs affectations par classe,
  • Générer toutes les étiquettes des manuels neufs commandés en dehors de la fonction [Commandes] de "GMSWin",
  • Valider l'intégration des codes-barres, les imprimer et les coller sur chaque exemplaire.


Tous les manuels ayant été référencés et associés aux classes, vous pouvez effectuer le prêt aux élèves.

N'oubliez pas d'effectuer une archive des données en fin de journée et de façon régulière tout au long de l'année.