Pour générer une ou plusieurs étiquettes associées à un titre, il faut

• sélectionner le titre du manuel concerné
• ouvrir l'onglet [Stock et intégration]
• cliquer sur [intégration d'exemplaires sans commande]
• mentionner la quantité d'étiquettes à créer
• cliquer sur [Intégration] puis sur [Valider et imprimer]

.

Nota: Ne pas oublier de mettre une planche d'étiquettes vierge lors du lancement de l'impression, afin de ne pas être obligé d'ouvrir la fonction d'édition.

Cette fonction optionnelle permet d'intégrer dans le stock tous les manuels susceptibles d'être rachetés par la collectivité. On suppose dans ce cas, que les manuels ont été acquis l'année précédente par l'élève, par une association, etc. et suite à une modification des règles de la gratuité, ils pourraient faire l'objet d'un rachat.

Le principe
Les élèves de l'année en cours ont été intégrés dans "GMSWin" ainsi que les différents paramétrages saisis. Les titres des manuels ont été référencés avec leur prix public.
A la fin de l'année scolaire, au moment de la restitution, les élèves se présentent devant le poste de gestion de "GMSWin". On activera la fonction de rachat qui en une seule opération:

• intègre chaque exemplaire dans le stock,
• propose l’édition des étiquettes correspondant à l'ensemble des manuels remis par l'élève. (Chaque étiquette est à coller sur chaque titre.)
• édite une fiche de bon de rachat avec la mention de l'état des manuels rachetés ainsi que le prix de rachat (à éditer immédiatement ou en différé).

Un état récapitulatif au format Excel est disponible avec le nom de chaque élève ayant bénéficié de cette opportunité. La valeur des manuels rachetés par titre avec l’état est mentionné sur chaque bon de rachat. La liste des manuels rachetés, éclatés par titre, quantités rachetées et prix cumulés est également disponible pour le gestionnaire de "GMSWin".
A l'issu de cette transaction, les manuels acquis sont ainsi disponibles pour le prêt pour la prochaine rentrée.

Le cahier d'exercices, la pochette, la fiche... sont des manuels ayant un statut particulier. Ce sont des manuels "non restituables" remis aux élèves en début d'année, sur lesquels pourront être saisies des annotations personnelles conservées en fin de l'année scolaire.
Aucune étiquette n'est à coller sur ce type de manuel.
Il est prêté par l’établissement lors de la remise des manuels (en septembre), il figure sur la fiche de prêt.
Il ne sera pas présent dans les manuels à restituer en fin d'année lors de la restitution.

Sa création :

Par un clic sur [Créer], l'utilisateur sélectionne l'option manuel non restituable. L'onglet des exemplaires n'est pas actif.
Pour prêter un manuel non restituable, l'utilisateur de GMSWin saisit le code du manuel. Ce dernier s'inscrit dans la zone appropriée, au même titre que l'ensemble des autres titres prêtés.

.

Pour effectuer une archive, une sauvegarde, tous les postes clients fermés, vous devez

• ouvrir la fonction [Outils et Statistiques],
  
• cliquer sur [Archiver les données],
  
• choisir l'emplacement de stockage de la sauvegarde (par défaut elle s'effectue automatiquement dans le répertoire "GMSWin")
  
• donner un nom à ce fichier, (par défaut il porte le nom de l'établissement suivi de "GMSWin" et de la date du jour),
  
• et cliquer sur enregistrer.
  

Il sera proposé par défaut après la compression des données une sauvegarde sur disquette, il est préférable de répondre Non à la question proposée.

Cette procédure se déroule en deux temps:
l'extraction des données de Sconet
l'intégration des données dans "GMSWin".

Première Phase :L'extraction des données dans "Sconet"
Dans l'application Sconet, vous utiliserez la fonction 'Export Standard' pour accéder et sélectionner successivement les 4 fichiers utilisés par "GMSWin".
(Base élèves, (de l'année en cours), Exploitation, Export Standard, Générique).
Vous devez identifier les 4 fichiers suivants: élève avec adresses, nomenclatures, structures et Responsables avec adresses.
Vous les enregistrerez sur le bureau du micro ordinateur utilisé. Par défaut, ils seront nommés:[ExportXML_ElevesAvecAdresses.zip][ExportXML_Nomenclature.zip][ ExportXML_Structure.zip] et [ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip]

Ces quatre fichiers seront à utiliser pour l'intégration dans "GMSWin". Pour des préoccupations de temps de réponse, il est préférable d'enregistrer ces 4 fichiers sur le bureau du micro-ordinateur utilisateur de "GMSWin". Vous pouvez effectuer ces 'transferts' par l'intermédiaire du réseau ou par un 'copier-coller' sur une clé USB.

Deuxième phase: l'intégration dans "GMSWin":
Vous devez ouvrir "GMSWin", Depuis la fonction [Démarrage et Paramètres],
vous sélectionnerez successivement

• [Fichier Sconet],
  
• [élèves et Responsables],
  
• [OK]
  

("GMSWin" efface tous les élèves de l'année précédente, tout en conservant les élèves n'ayant pas rendu tout ou partie de leurs manuels de l'année passée, et/ou les élèves n'ayant pas soldé les factures émises à leurs attentions).

• Puis, l'emplacement du répertoire contenant les 4 fichiers issus de Sconet.
  Répondre [OUI] à la question [Confirmez vous l'intégration de l'export Sconet daté du xx/xx/2011?,]
  Un message d'information sur le traitement de l'export en cours est disponible.
  
• Création automatique des classes
  
• Importer.

1. Sur l'écran suivant "GMSWin" affiche les nouvelles classes générées (s'il y en a).
2. Descendre l'ascenseur en haut à droite, afin d'activer le bouton [Exit] en bas à droite.
   
3. Si le tableau est vide, cela signifie qu'il n'y a pas de nouvelles classes trouvées dans le fichier Sconet.
   
4. Cliquez sur [Exit] puis sur [Ok] aux différents messages proposées.
   

Bonne rentrée

Nous avons le plaisir de vous informer qu'après une longue période de réflexion nous avons accepté de mettre en place un contrat de partenariat avec la centrale de référencement "Le Cèdre".

C'est donc à ce titre que tous les établissements d'enseignement privé référencés avant le 1er Avril 2011 auprès de cet organisme peuvent bénéficier de conditions préférentielles.

N’hésitez pas à nous contacter pour en connaître les termes à la fois techniques et financiers.

GMSWin a été conçu, depuis maintenant 15 ans, pour alléger, simplifier et optimiser la gestion des manuels scolaires dans les lycées et les collèges.
GMSWin propose en complément des services traditionnels, quelques fonctions originales et exclusives. Ainsi confort et indépendance sont garantis pour l'établissement.

Le démarrage en cours d'année : lors de la restitution, lors du prêt, à tout moment de l'année, cette fonction permet la génération et l'impression d'une étiquette sur chaque manuel du stock existant en tenant compte de l'état constaté du manuel. Ainsi, en fin d'année par exemple, une seule et même opération permet d'équiper tout le stock existant d'étiquettes, et d'effectuer la restitution des manuels : l'établissement est prêt pour la prochaine rentrée.

L'étiquetage des manuels en cours d'année : vous restez maître et indépendant pour la fabrication de vos propres étiquettes à tout moment, en cohérence avec l'état de l'exemplaire à équiper.

La gestion des commandes par internet auprès du fournisseur de votre choix : vous pouvez sélectionner le fournisseur de votre choix, selon vos critères de prix et de services, et vous lui demandez d'effectuer pour vous l'étiquetage des manuels commandés. Tout libraire peut accéder à ce service, il n'y a aucune exclusivité.

Le contrôle de la bonne affectation des manuels : vous pouvez sans hésitation confier la phase de prêt à un tiers sans qu'il ait connaissance des manuels à prêter aux élèves. C'est GMSWin qui assure la cohérence et la validité des opérations.

Le prêt des manuels à un enseignant (pour le compte de la classe entière) : les exemplaires prêtés à l'enseignant par simple lecture des codes-barres, seront suivis au même titre que les exemplaires prêtés aux élèves.

La reprise des codes-barres existants antérieurement à la mise en œuvre de GMSWin : les manuels utilisés dans l'établissement sont déjà dotés de codes-barres, différents de ceux générés par GMSWin. Aucun problème : la fonction [Démarrage avec reprise de codes-barres] peut les lire et les intégrer. Ainsi il n'est pas nécessaire d'équiper une deuxième fois tous ces anciens manuels,

tout en continuant à :

• Effectuer le prêt et la restitution par la lecture d'un code-barres collé sur chaque manuel,
• Éditer une facture pour dépréciation anormale ou pour perte si nécessaire (en version réseau, l'accès au logiciel depuis l'intendance en permet son suivi),
• Saisir l'inventaire par la lecture des codes-barres afin de connaitre à l'unité près le stock et sa valorisation,
  
• Utiliser la fonction [Restitution en vrac] pour la restitution des manuels hors période planifiée.

GLCWin est le logiciel modulaire de gestion de stock spécifiquement développé par Gerelec pour l'éducation nationale. L'établissement utilisateur du module de gestion des interventions de GLCWin peut suivre à tout moment les interventions de toute nature (sous garantie, hors garantie, sous contrat, hors contrat) concernant l'ensemble des matériels référencés.

Afin d'optimiser la saisie des interventions au quotidien, il convient d'identifier dans GLCWin les contrats de maintenance, ainsi que tous les produits qui méritent un suivi.

Sur la fiche "produit", l'utilisateur enregistre toutes les rubriques le concernant : numéro de série, date d'achat, date de mise en service, modèle, type, sous contrat ou pas, fournisseur, prestataire s'il est différent dans le cadre d'un contrat, etc. Un deuxième écran est également disponible pour mentionner les composants du produit. Un composant est géré de la même manière que le produit qu'il compose, et de ce fait, peut également donner lieu à une intervention.

Dans GLCWin, les interventions de maintenance sont séparées en "demandes d'intervention" d'une part, et "comptes-rendus d'intervention" d'autre part. Une demande d'intervention est envoyée au prestataire choisi. Elle comporte tous les éléments nécessaires : matériel à dépanner, objet de la demande, date... Une fois la prestation de maintenance réalisée, la demande d'intervention donne lieu à un compte-rendu reprenant tous les éléments de l'intervention, et mentionnant également la durée et le descriptif détaillé du travail réalisé par le prestataire. Pour créer une demande d'intervention dans GLCWin, deux possibilités s'offrent à l'utilisateur :

• Accéder à la fiche produit du matériel, puis au détail d'un exemplaire. Un onglet [Interventions] permet de gérer les interventions du matériel sélectionné.
• Accéder au module de gestion des interventions depuis le menu [Traitements] de l'application. Il est alors possible de gérer les interventions de l'ensemble des produits.

La création d'une nouvelle demande d'intervention se fait de façon simple. Il suffit d'indiquer l'objet de la demande, la matériel concerné, l'agent initiateur de la demande, ainsi que le prestataire choisi.
Une fois l'intervention effectuée, un simple "transfert" de la demande d'intervention en compte-rendu d'intervention devra être effectué. L'utilisateur sera alors invité à saisir un résumé et la durée de l'intervention.

Une demande d'intervention, aussi bien qu'un compte-rendu d'intervention peuvent être imprimés sur papier. Ce document papier reprend tous les éléments de l'intervention (nom de l'agent ayant fait le demande d'intervention, objet, description, date...) et permet un archivage légal.

La commande des nouveaux titres ou le 'réassort' de certains manuels est à envoyer au fournisseur de votre choix.

3 actions extrêmement simples seront nécessaires :
Référencer le(s) fournisseur(s) dans la zone appropriée,
Référencer les titres dans GMSWin,
Générer une commande ou créer une commande particulière.


A - Vous devez mentionner le(s) fournisseur(s) dans la fonction [Démarrage et paramètre] et référencer le code partenaire du fournisseur si vous utilisez les prestations d'un libraire pour l'étiquetage des manuels.


B - Il faut vérifier la présence des titres de manuels à commander dans le fichier des manuels et saisir les références absentes si nécessaire afin de les visualiser dans la fonction des commandes.

C - Pour passer les commandes auprès de votre fournisseur par la fonction [Stock et commande], vous devez sélectionner l'option [Génération des commandes] puis soit [Créer une commande particulière], soit [Générer une commande]. A l'issue de la création ou de la génération de la commande, GMSWin propose l'étiquetage des manuels par votre fournisseur. Si vous avez opté pour cette solution il suffira simplement de confirmer lorsque le logiciel vous le demandera, à la validation de la commande.

LA GESTION DU STOCK - ENTRÉE EN STOCK (SANS COMMANDE) GLCWin permet de suivre les entrées et les sorties de tous les produits acquis par l'établissement. Cela peut concerner les produits d'entretien, les consommables divers, les matériels vidéo..., les clés ou toutes autres produits utilisés dans le lycée ou le collège.
Ces articles (produits) seront classés et répertoriés par rayon et famille spécifique.
l'enrichissement du stock est alimenté directement par des bons d’entrée, les sorties de stock seront saisies par des bons de consommation ou bons d'affectation.

LE STOCK, LA POSITION DU STOCK, LE CALCUL DE BESOIN – Ce sont des tableaux de bord valorisés ou non valorisés, fournies à l'écran ou sur imprimante, résultats de l'entrée et de la sortie de produits gérés. Un affichage simple, par produit, par rayon permet une visualisation rapide du stock afin d'en connaitre la position et l'état de besoin (calcul entre le disponible et le seuil de réapprovisionnement par produit, par rayon, par famille, de date à date...)


» Accédez à la présentation complète du logiciel.

Vous avez choisi d'utiliser la prestation d'étiquetage des manuels par votre fournisseur.
Lors de la réception de la commande, allez dans [Gestion]->[Stocks et commandes], onglet [Commandes en cours], puis

• sélectionnez la commande objet de la livraison,
  
• cliquez sur le bouton [Traiter cette commande],
  
• mentionnez, ligne par ligne, la quantité effectivement livrée par votre fournisseur (zone [Quantité reçue]),
• cliquez sur [Validation],
• cliquez sur [Intégration] (si le prix saisi lors de la commande est différent de celui présent dans la fiche du manuel, une proposition de mise à jour de la fiche du manuel est proposée).
• S'il s'agit d'un manuel restituable, GMSWin ouvrira la fenêtre d'intégration des exemplaires :
  • cliquez sur [Intégration],
  • puis sur [Valider et imprimer],
  • les étiquettes étant déjà imprimées et déjà collées sur les manuels reçus, vous n'avez pas besoin de lancer l'impression : cliquez sur [Annuler].
    
• S'il s'agit d'un manuel non restituable (cahier d'exercice), GMSWin ouvrira une boïte de dialogue permettant la saisie du nombre d'exemplaires à intégrer :
  • Saisissez la quantité à intégrer,
  • puis cliquez sur [OK].

GMSWin revient à l'écran de traitement de la commande. Recommencez la procédure autant de fois que vous avez de titres effectivement livrés.
Lorsque la commande est soldée, elle est automatiquement archivée. Il vous est possible de la consulter si cela est nécessaire en allant dans [Gestion]->[Archives], puis onglet [Commandes].
S’il reste un reliquat de manuels non livrés, la commande reste active. Ce reliquat sera soldé de la même façon que précédemment.
Si le reliquat ne peut être livré vous devez mentionner la quantité qui ne sera jamais livrée dans la zone [non livrable], ce qui provoque l'archivage de la commande.
Les numéros d'exemplaires correspondants aux manuels qui ne peuvent être livrés ne seront jamais attribués.

Les étiquettes imprimées et collées sur la couverture des manuels peuvent s'abîmer à force de frottement dans les cartables, sur les tables... ou à cause d'un liquide renversé accidentellement sur la couverture !
Nous vous proposons une solution simple et facile à mettre en œuvre : coller une étiquette adhésive invisible par dessus chaque étiquette imprimée.
Elle protégera le codes-barres, de telle sorte que vous ne serez pas obligé de faire des rééditions d'étiquettes à l'unité.

Vous ferez quelques économies, et vous vous éviterez des ennuis à l'utilisation !
Nous en avons en stock à votre disposition, vous pouvez les commander par un simple fax.

En fin d'année scolaire :
Voici les quelques manipulations à effectuer pour clôturer l'année scolaire avec "GMSWin".
Vous devez :

• Effectuer une sauvegarde,
• Vérifier quelle est la version active sur votre système ainsi que celle disponible sur notre site internet.
• Mettre à jour si nécessaire la version utilisée.
  
Attention à bien appliquer cette mise à jour sur le répertoire "GMSWin" de votre établissement (en local ou sur le serveur).

Pour les manuels

• Référencer autant que possible, tous les nouveaux titres qui seront utilisés l'année scolaire suivante.
• Effectuer les affectations de ces titres aux classes utilisatrices grâce à la fonction [Affectation des classes].
• Passer les commandes des nouveaux titres avec "GMSWin" afin de pouvoir bénéficier de la prestation d'étiquetage des manuels par votre fournisseur (en cas d'accord préalable)
• Établir également la commande de réassort des manuels manquants avec "GMSWin" auprès de votre fournisseur.

Pour les élèves

• Il n'y a rien à faire, TOUS les élèves de l'année en cours seront remplacés automatiquement par l'importation du nouveau fichier des élèves de l'année suivante. Ne resteront présents, en complément de la nouvelle année, que les élèves ne s'étant pas acquittés de la restitution des manuels et/ou du règlement d'une facture émise à leur intention.

Dès la rentrée prochaine :

Pour les élèves
Vous devez :

• Importer le nouveau fichier des élèves (depuis Sconet ou depuis votre base élèves au format Excel). Les nouvelles classes seront ainsi créées dans la même opération.

Pour les manuels
A- Vous avez utilisé la prestation d'étiquetage par votre fournisseur pour les manuels neufs : nouveaux titres et réassort des manuels existants.
Vous devez :

• Enregistrer la réception des commandes, les exemplaires seront automatiquement intégrés dans votre stock,

B- Vous n'avez pas utilisé la prestation d'étiquetage par votre fournisseur et/ou les titres n'ont pas été entrés en juin.
Vous devez :

• Saisir ces nouveaux manuels,
• Effectuer leurs affectations par classe,
• Générer toutes les étiquettes des manuels neufs commandés en dehors de la fonction [Commandes] de "GMSWin",
• Valider l'intégration des codes-barres, les imprimer et les coller sur chaque exemplaire.

Tous les manuels ayant été référencés et associés aux classes, vous pouvez effectuer le prêt aux élèves.

N'oubliez pas d'effectuer une archive des données en fin de journée et de façon régulière tout au long de l'année.

Découvrez notre logiciel de gestion des manuels scolaires en trois minutes, grâce à la petite présentation animée ci-dessous.

Il s'agit d'une prestation de service à proposer aux établissements scolaires : livrer les manuels scolaires objets d'une commande, équipés des étiquettes codes-barres utilisées par le logiciel "GMSWin" dans l'établissement pour effectuer le prêt de ces manuels auprès des élèves.

Le logiciel "GMSWin" permet de transmettre par voie électronique au fournisseur de son choix, quel qu'il soit, le contenu d'une commande émise par l'établissement scolaire ainsi que les étiquettes associées.

Dans le cadre d'une prestation, le fournisseur-libraire reçoit la commande ainsi que l'image des étiquettes correspondantes. Il les imprime et les colle sur chaque exemplaire avant d'en effectuer la livraison.
Lors de la réception de la commande tous les exemplaires seront intégrés automatiquement dans le stock par simple validation. Ils seront disponibles immédiatement pour le prêt aux élèves.

Un certain nombre de libraires sont d'ores et déjà partenaires de notre société. Ils sont à même de proposer à leurs clients la livraison de leurs commandes de manuels déjà équipés des étiquettes référencées et reconnues par GMSWin.

N'hésitez pas à nous contacter pour être vous aussi agréé afin de faire bénéficier vos clients de ce service.