GLCWin est le logiciel modulaire de gestion de stock spécifiquement développé par Gerelec pour l'éducation nationale. L'établissement utilisateur du module de gestion des interventions de GLCWin peut suivre à tout moment les interventions de toute nature (sous garantie, hors garantie, sous contrat, hors contrat) concernant l'ensemble des matériels référencés.

Afin d'optimiser la saisie des interventions au quotidien, il convient d'identifier dans GLCWin les contrats de maintenance, ainsi que tous les produits qui méritent un suivi.

Sur la fiche "produit", l'utilisateur enregistre toutes les rubriques le concernant : numéro de série, date d'achat, date de mise en service, modèle, type, sous contrat ou pas, fournisseur, prestataire s'il est différent dans le cadre d'un contrat, etc. Un deuxième écran est également disponible pour mentionner les composants du produit. Un composant est géré de la même manière que le produit qu'il compose, et de ce fait, peut également donner lieu à une intervention.

Dans GLCWin, les interventions de maintenance sont séparées en "demandes d'intervention" d'une part, et "comptes-rendus d'intervention" d'autre part. Une demande d'intervention est envoyée au prestataire choisi. Elle comporte tous les éléments nécessaires : matériel à dépanner, objet de la demande, date... Une fois la prestation de maintenance réalisée, la demande d'intervention donne lieu à un compte-rendu reprenant tous les éléments de l'intervention, et mentionnant également la durée et le descriptif détaillé du travail réalisé par le prestataire. Pour créer une demande d'intervention dans GLCWin, deux possibilités s'offrent à l'utilisateur :

• Accéder à la fiche produit du matériel, puis au détail d'un exemplaire. Un onglet [Interventions] permet de gérer les interventions du matériel sélectionné.
• Accéder au module de gestion des interventions depuis le menu [Traitements] de l'application. Il est alors possible de gérer les interventions de l'ensemble des produits.

La création d'une nouvelle demande d'intervention se fait de façon simple. Il suffit d'indiquer l'objet de la demande, la matériel concerné, l'agent initiateur de la demande, ainsi que le prestataire choisi.
Une fois l'intervention effectuée, un simple "transfert" de la demande d'intervention en compte-rendu d'intervention devra être effectué. L'utilisateur sera alors invité à saisir un résumé et la durée de l'intervention.

Une demande d'intervention, aussi bien qu'un compte-rendu d'intervention peuvent être imprimés sur papier. Ce document papier reprend tous les éléments de l'intervention (nom de l'agent ayant fait le demande d'intervention, objet, description, date...) et permet un archivage légal.